What Every Tax Preparer Needs to Say in Spanish: Phrases for Filing, Deductions, and More
Updated: Jul 1
Tax preparation is one of the most consequential financial services that Spanish-speaking households access every year. The difference between a correctly filed return and an incorrectly filed one can mean thousands of dollars in refunds unclaimed, credits missed, deductions overlooked, or worse, errors that trigger audits and penalties. For Spanish-speaking clients who cannot fully communicate with their tax preparer in English, the risk of all of those outcomes increases significantly.
Hispanic and Latino households are among the most likely to be eligible for high-value tax credits including the Earned Income Tax Credit, the Child Tax Credit, and the Child and Dependent Care Credit, and among the most likely to leave those credits unclaimed due to language barriers, lack of access to professional tax preparation, and unfamiliarity with the American tax system. A tax preparer who can communicate in Spanish is a tax preparer who can ask the right questions, gather the complete information, explain the credits the client qualifies for, and file a return that genuinely serves the client's financial interests.
This guide gives tax preparers, enrolled agents, CPAs, and tax office staff the Spanish they need across the full scope of tax preparation client communication.
Greeting and Intake Phrases in Spanish
Good morning / afternoon. Welcome. → Buenos días / Buenas tardes. Bienvenido/a.
My name is [name] and I will be preparing your taxes today. → Me llamo [nombre] y prepararé sus impuestos hoy.
Have you filed taxes with us before? → ¿Ha presentado sus impuestos con nosotros antes?
Is this your first time filing taxes in the United States? → ¿Es la primera vez que presenta impuestos en los Estados Unidos?
Please have a seat. → Por favor tome asiento.
I am going to need to ask you some questions. → Voy a necesitar hacerle algunas preguntas.
Please answer as completely as possible. → Por favor responda de la manera más completa posible.
Everything you tell me is confidential. → Todo lo que me diga es confidencial.
I need to see your identification. → Necesito ver su identificación.
Do you have your Social Security card or ITIN letter? → ¿Tiene su tarjeta de Seguro Social o carta de ITIN?
Do you have your W-2s / 1099s / tax documents? → ¿Tiene sus W-2 / 1099 / documentos de impuestos?
Do you have last year's tax return? → ¿Tiene la declaración de impuestos del año pasado?
Tax Document Vocabulary in Spanish
Income documents:
Tax return → la declaración de impuestos
W-2 form → el formulario W-2
1099 form → el formulario 1099
1099-NEC (self-employment) → el formulario 1099-NEC (trabajo independiente)
1099-MISC → el formulario 1099-MISC
1099-INT (interest income) → el formulario 1099-INT (ingresos por intereses)
1099-DIV (dividends) → el formulario 1099-DIV (dividendos)
1099-G (unemployment) → el formulario 1099-G (desempleo)
1095-A (health insurance marketplace) → el formulario 1095-A (mercado de seguro médico)
Social Security statement → el estado de cuenta del Seguro Social
Pension statement → el estado de cuenta de pensión
Rental income records → los registros de ingresos de alquiler
Identification and taxpayer documents:
Social Security number → el número de Seguro Social
ITIN (Individual Taxpayer Identification Number) → el ITIN (Número de Identificación Personal del Contribuyente)
Driver's license → la licencia de conducir
Passport → el pasaporte
State ID → la identificación estatal
Green card → la tarjeta verde
Visa → la visa
Key tax terms:
Income → los ingresos
Wages → los salarios
Self-employment income → los ingresos de trabajo independiente
Gross income → el ingreso bruto
Adjusted gross income → el ingreso bruto ajustado
Taxable income → el ingreso tributable
Tax refund → el reembolso de impuestos
Tax owed → los impuestos adeudados
Tax liability → la obligación tributaria
Withholding → la retención
Federal tax → el impuesto federal
State tax → el impuesto estatal
Filing status → el estado civil tributario
Deduction → la deducción
Standard deduction → la deducción estándar
Itemized deductions → las deducciones detalladas
Tax credit → el crédito tributario
Exemption → la exención
Dependent → el/la dependiente
Extension → la prórroga / la extensión
Audit → la auditoría
Penalty → la multa / la penalidad
Amendment → la enmienda
Electronic filing → la presentación electrónica
Direct deposit → el depósito directo
Filing Status Phrases in Spanish
Filing status is one of the most important and most frequently misunderstood elements of the tax return for Spanish-speaking clients.
What is your marital status? → ¿Cuál es su estado civil?
Are you single or married? → ¿Es soltero/a o casado/a?
Are you legally married? → ¿Está legalmente casado/a?
Were you married as of December 31 of last year? → ¿Estaba casado/a al 31 de diciembre del año pasado?
Are you married and filing together or separately? → ¿Está casado/a y va a presentar juntos o por separado?
Filing jointly usually results in a lower tax liability. → Presentar juntos generalmente resulta en una menor obligación tributaria.
Are you the head of household? → ¿Es el/la cabeza de familia?
Do you pay more than half of the household expenses? → ¿Paga más de la mitad de los gastos del hogar?
Are you a widow or widower? → ¿Es viudo/a?
When did your spouse pass away? → ¿Cuándo falleció su cónyuge?
Your filing status is [status]. → Su estado civil tributario es [estado].
Income and Employment Phrases in Spanish
Employment income:
Did you work for an employer last year? → ¿Trabajó para un empleador el año pasado?
How many employers did you have? → ¿Cuántos empleadores tuvo?
Did you receive a W-2 from each employer? → ¿Recibió un W-2 de cada empleador?
Do you have all of your W-2 forms? → ¿Tiene todos sus formularios W-2?
How much did you earn in total last year? → ¿Cuánto ganó en total el año pasado?
Did you receive tips? → ¿Recibió propinas?
How much in tips? → ¿Cuánto en propinas?
Were your tips reported to your employer? → ¿Fueron reportadas sus propinas a su empleador?
Self-employment income:
Did you do any self-employment work? → ¿Realizó algún trabajo por cuenta propia?
Did you work for yourself or as an independent contractor? → ¿Trabajó por su cuenta o como contratista independiente?
What type of work did you do? → ¿Qué tipo de trabajo realizó?
Did you receive any 1099 forms? → ¿Recibió algún formulario 1099?
Do you have records of your income? → ¿Tiene registros de sus ingresos?
Do you have records of your business expenses? → ¿Tiene registros de sus gastos de negocio?
Self-employment income is subject to self-employment tax. → Los ingresos de trabajo independiente están sujetos al impuesto de trabajo independiente.
You may be able to deduct business expenses from your self-employment income. → Es posible que pueda deducir los gastos del negocio de sus ingresos de trabajo independiente.
Other income:
Did you receive unemployment benefits? → ¿Recibió beneficios de desempleo?
Did you receive Social Security benefits? → ¿Recibió beneficios del Seguro Social?
Did you receive a pension or retirement income? → ¿Recibió una pensión o ingresos de jubilación?
Did you receive rental income? → ¿Recibió ingresos de alquiler?
Did you sell any property or investments? → ¿Vendió alguna propiedad o inversión?
Did you receive any gambling winnings? → ¿Recibió alguna ganancia de apuestas?
Did you receive alimony? → ¿Recibió pensión alimenticia?
Did you receive any cash payments for work? → ¿Recibió algún pago en efectivo por trabajo?
All income must be reported, including cash payments. → Todos los ingresos deben reportarse, incluyendo los pagos en efectivo.
Dependent and Family Phrases in Spanish
Dependent information is one of the highest-value areas of the tax return for families with children and is frequently the source of significant unclaimed credits.
Do you have any children or dependents? → ¿Tiene hijos o dependientes?
How many children do you have? → ¿Cuántos hijos tiene?
What are their names and dates of birth? → ¿Cuáles son sus nombres y fechas de nacimiento?
Do they have Social Security numbers or ITINs? → ¿Tienen números de Seguro Social o ITIN?
Did they live with you for more than half the year? → ¿Vivieron con usted más de la mitad del año?
Are they under 17 years old? → ¿Tienen menos de 17 años?
Did you pay for childcare or daycare? → ¿Pagó por cuidado de niños o guardería?
How much did you pay for childcare? → ¿Cuánto pagó por el cuidado de niños?
Do you have the name and tax ID of the childcare provider? → ¿Tiene el nombre y el número de identificación del proveedor de cuidado de niños?
Do you support any other relatives? → ¿Sostiene a algún otro familiar?
Does anyone else claim your children on their taxes? → ¿Alguien más reclama a sus hijos en sus impuestos?
Your children qualify you for the Child Tax Credit. → Sus hijos le califican para el Crédito Tributario por Hijos.
Your children may qualify you for the Earned Income Credit. → Sus hijos pueden calificarle para el Crédito por Ingreso del Trabajo.
Tax Credits and Deductions Phrases in Spanish
Tax credits are often the most valuable part of the return for lower and middle-income Spanish-speaking families, and explaining them clearly can make a significant financial difference.
Earned Income Tax Credit (EITC):
You may qualify for the Earned Income Tax Credit. → Es posible que califique para el Crédito por Ingreso del Trabajo.
The Earned Income Credit can significantly increase your refund. → El Crédito por Ingreso del Trabajo puede aumentar significativamente su reembolso.
The credit amount depends on your income and number of children. → El monto del crédito depende de sus ingresos y el número de hijos.
You qualify for the Earned Income Credit of [amount]. → Califica para el Crédito por Ingreso del Trabajo de [cantidad].
Child Tax Credit:
You qualify for the Child Tax Credit. → Califica para el Crédito Tributario por Hijos.
The Child Tax Credit is [amount] per qualifying child. → El Crédito Tributario por Hijos es de [cantidad] por hijo calificado.
Your children must have Social Security numbers to qualify. → Sus hijos deben tener números de Seguro Social para calificar.
The credit can reduce your taxes or increase your refund. → El crédito puede reducir sus impuestos o aumentar su reembolso.
Child and Dependent Care Credit:
You may qualify for the Child and Dependent Care Credit. → Es posible que califique para el Crédito por Cuidado de Hijos y Dependientes.
This credit is based on what you paid for childcare. → Este crédito se basa en lo que pagó por el cuidado de niños.
I need the name, address, and tax ID of your childcare provider. → Necesito el nombre, la dirección y el número de identificación fiscal de su proveedor de cuidado de niños.
Education credits:
Did you or a dependent attend college or a vocational school? → ¿Usted o un dependiente asistió a la universidad o a una escuela vocacional?
Did you pay tuition? → ¿Pagó matrícula?
Do you have a Form 1098-T? → ¿Tiene un formulario 1098-T?
You may qualify for an education credit. → Es posible que califique para un crédito educativo.
Deductions:
We can take the standard deduction or itemize your deductions. → Podemos tomar la deducción estándar o detallar sus deducciones.
The standard deduction for your filing status is [amount]. → La deducción estándar para su estado civil tributario es de [cantidad].
Itemizing means listing each deduction individually. → Detallar significa listar cada deducción individualmente.
Did you pay mortgage interest? → ¿Pagó intereses hipotecarios?
Did you pay property taxes? → ¿Pagó impuestos sobre la propiedad?
Did you make charitable donations? → ¿Hizo donaciones caritativas?
Did you have significant medical expenses? → ¿Tuvo gastos médicos significativos?
Did you pay student loan interest? → ¿Pagó intereses de préstamos estudiantiles?
Self-employment deductions:
Business expenses reduce your taxable self-employment income. → Los gastos del negocio reducen su ingreso de trabajo independiente tributable.
Did you use a vehicle for work? → ¿Usó un vehículo para el trabajo?
How many miles did you drive for work? → ¿Cuántas millas manejó para el trabajo?
Did you work from home? → ¿Trabajó desde casa?
Did you buy tools or equipment for work? → ¿Compró herramientas o equipo para el trabajo?
Did you pay for work-related training or education? → ¿Pagó por capacitación o educación relacionada con el trabajo?
Did you pay for a phone or internet for work? → ¿Pagó por un teléfono o internet para el trabajo?
Keep all your receipts for business expenses. → Guarde todos sus recibos de gastos del negocio.
Health Insurance and ACA Phrases in Spanish
Did you have health insurance all year? → ¿Tuvo seguro médico todo el año?
Did you have health insurance through your employer? → ¿Tuvo seguro médico a través de su empleador?
Did you buy insurance through the marketplace? → ¿Compró seguro a través del mercado?
Do you have a Form 1095-A? → ¿Tiene un formulario 1095-A?
Did you receive the Premium Tax Credit? → ¿Recibió el Crédito Tributario de Prima?
We need to reconcile the Premium Tax Credit on your return. → Necesitamos conciliar el Crédito Tributario de Prima en su declaración.
Did you or anyone in your household have Medicaid or Medicare? → ¿Usted o alguien en su hogar tuvo Medicaid o Medicare?
Were there any months when you did not have coverage? → ¿Hubo algún mes en que no tuvo cobertura?
ITIN Phrases in Spanish
Many Spanish-speaking clients do not have Social Security numbers and file with an ITIN. Clear communication about ITIN requirements is essential.
Do you have a Social Security number or an ITIN? → ¿Tiene un número de Seguro Social o un ITIN?
An ITIN is an Individual Taxpayer Identification Number. → Un ITIN es un Número de Identificación Personal del Contribuyente.
You can file taxes with an ITIN even without a Social Security number. → Puede presentar impuestos con un ITIN incluso sin un número de Seguro Social.
Your ITIN does not authorize you to work in the United States. → Su ITIN no le autoriza a trabajar en los Estados Unidos.
Your ITIN may have expired. → Su ITIN puede haber vencido.
You need to renew your ITIN before filing. → Necesita renovar su ITIN antes de presentar.
To apply for an ITIN, you need to complete Form W-7. → Para solicitar un ITIN, necesita completar el formulario W-7.
You need to provide original identity documents with the W-7. → Necesita proporcionar documentos de identidad originales con el W-7.
Some tax credits are not available to ITIN filers. → Algunos créditos tributarios no están disponibles para quienes presentan con ITIN.
The Child Tax Credit requires Social Security numbers for the children. → El Crédito Tributario por Hijos requiere números de Seguro Social para los niños.
Mixed-Status Household Phrases in Spanish
Many Hispanic families have members with different immigration and tax status. These situations require careful communication.
Does everyone in your household have a Social Security number? → ¿Todos en su hogar tienen un número de Seguro Social?
Some family members may have Social Security numbers and others may have ITINs. → Algunos familiares pueden tener números de Seguro Social y otros pueden tener ITIN.
We need to identify which credits each family member qualifies for. → Necesitamos identificar para qué créditos califica cada miembro de la familia.
In a mixed-status household, some credits may be affected. → En un hogar de estatus mixto, algunos créditos pueden verse afectados.
Children born in the United States are US citizens and have Social Security numbers. → Los niños nacidos en los Estados Unidos son ciudadanos estadounidenses y tienen números de Seguro Social.
Filing taxes does not affect your immigration status. → Presentar impuestos no afecta su estatus migratorio.
Your tax information is protected by federal law. → Su información tributaria está protegida por la ley federal.
The IRS does not share your tax information with immigration authorities. → El IRS no comparte su información tributaria con las autoridades de inmigración.
Explaining the Return Phrases in Spanish
I have finished preparing your return. Let me explain it to you. → He terminado de preparar su declaración. Déjeme explicársela.
Your total income was [amount]. → Su ingreso total fue de [cantidad].
Your total tax liability is [amount]. → Su obligación tributaria total es de [cantidad].
You had [amount] withheld from your paychecks. → Se le retuvieron [cantidad] de sus cheques de pago.
You qualify for [amount] in tax credits. → Califica para [cantidad] en créditos tributarios.
Your refund is [amount]. → Su reembolso es de [cantidad].
You owe [amount] in taxes. → Debe [cantidad] en impuestos.
Would you like your refund by direct deposit or check? → ¿Le gustaría su reembolso por depósito directo o cheque?
For direct deposit, I need your bank account and routing number. → Para el depósito directo, necesito su número de cuenta bancaria y número de ruta.
Your refund will arrive in approximately [time]. → Su reembolso llegará en aproximadamente [tiempo].
You can track your refund at IRS.gov. → Puede rastrear su reembolso en IRS.gov.
Please review and sign here. → Por favor revise y firme aquí.
By signing, you confirm that the information is correct to the best of your knowledge. → Al firmar, confirma que la información es correcta según su mejor conocimiento.
Here is a copy of your return for your records. → Aquí tiene una copia de su declaración para sus archivos.
Keep this in a safe place. → Guárdela en un lugar seguro.
Payment Plan and Owing Taxes Phrases in Spanish
You owe taxes this year. → Debe impuestos este año.
The amount owed is [amount]. → La cantidad adeudada es de [cantidad].
You need to pay by [date] to avoid penalties and interest. → Necesita pagar antes del [fecha] para evitar multas e intereses.
You can pay online at IRS.gov. → Puede pagar en línea en IRS.gov.
You can pay by check, money order, or electronic transfer. → Puede pagar con cheque, giro postal o transferencia electrónica.
If you cannot pay the full amount, you can request a payment plan. → Si no puede pagar la cantidad completa, puede solicitar un plan de pagos.
The IRS offers installment agreements. → El IRS ofrece acuerdos de pago en cuotas.
Penalties and interest will continue to accrue until the balance is paid. → Las multas y los intereses seguirán acumulándose hasta que se pague el saldo.
Filing on time reduces your penalty even if you cannot pay. → Presentar a tiempo reduce su multa incluso si no puede pagar.
You may qualify for an Offer in Compromise. → Es posible que califique para una Oferta de Transacción.
Important Deadlines and Filing Phrases in Spanish
The tax filing deadline is April 15. → La fecha límite para presentar impuestos es el 15 de abril.
If you cannot file by April 15, you can request an extension. → Si no puede presentar antes del 15 de abril, puede solicitar una prórroga.
An extension gives you until October 15 to file. → Una prórroga le da hasta el 15 de octubre para presentar.
An extension to file is not an extension to pay. → Una prórroga para presentar no es una prórroga para pagar.
You must pay any taxes owed by April 15 even with an extension. → Debe pagar los impuestos adeudados antes del 15 de abril incluso con una prórroga.
You can file your taxes as early as [date]. → Puede presentar sus impuestos desde el [fecha].
The IRS begins accepting returns on [date]. → El IRS comienza a aceptar declaraciones el [fecha].
If you do not file, the IRS may file a return for you. → Si no presenta, el IRS puede presentar una declaración por usted.
Not filing can result in penalties and interest. → No presentar puede resultar en multas e intereses.
Audit and Notice Phrases in Spanish
Have you received any letters from the IRS? → ¿Ha recibido alguna carta del IRS?
Please bring any IRS letters to your appointment. → Por favor traiga cualquier carta del IRS a su cita.
You have received an audit notice. → Ha recibido un aviso de auditoría.
The IRS is reviewing your [year] tax return. → El IRS está revisando su declaración de impuestos de [año].
We need to respond to this notice by [date]. → Necesitamos responder a este aviso antes del [fecha].
Do not ignore IRS letters. → No ignore las cartas del IRS.
I can help you respond to this notice. → Puedo ayudarle a responder a este aviso.
We need to gather documentation to support your return. → Necesitamos reunir documentación para respaldar su declaración.
The IRS has adjusted your return. → El IRS ha ajustado su declaración.
You have the right to appeal this decision. → Tiene derecho a apelar esta decisión.
How to Build This Vocabulary Into Your Tax Practice
The tax preparers who communicate most effectively with Spanish-speaking clients are the ones who have internalized the income gathering, dependent information, and tax credit explanation phrases above all else. Those three areas represent the highest financial value for most Spanish-speaking clients and the highest risk of missed opportunities when communication is unclear.
For tax preparers and enrolled agents, start with the EITC, Child Tax Credit, and self-employment deduction phrases. Those are the credits and deductions that most significantly affect the returns of lower and middle-income Spanish-speaking clients and the ones where clear communication produces the most measurable financial benefit. For tax office staff, start with the intake, document request, and scheduling language.
Post bilingual document checklists in your waiting area. A bilingual list of what to bring including W-2s, 1099s, Social Security cards, childcare provider information, and last year's return gives Spanish-speaking clients the ability to prepare completely before their appointment, reducing incomplete intake sessions and follow-up requests.
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