What Every School Psychologist Needs to Say in Spanish: Phrases for Assessments, IEPs, and Family Meetings
School psychology sits at the intersection of education, mental health, and family engagement, and every one of those dimensions depends on communication. The psychoeducational evaluation, the eligibility determination, the IEP meeting, the crisis intervention, the counseling session, and the parent consultation are all communication-intensive interactions where the school psychologist's ability to connect clearly and compassionately with students and families directly determines the quality of the outcomes.
For Spanish-speaking students and their families, language barriers in the school psychology process create gaps that have real consequences. A parent who does not understand the evaluation process cannot give truly informed consent. A family who does not understand the eligibility determination cannot advocate effectively for their child. A student who cannot communicate their emotional experience to their school psychologist cannot get the support they need. The school psychologist who can communicate in Spanish closes those gaps at every stage of the process.
This guide gives school psychologists, school counselors, special education coordinators, and student support teams the Spanish they need across the full scope of school psychology practice.
School Psychology Vocabulary in Spanish
Assessment and evaluation terms:
Psychoeducational evaluation → la evaluación psicoeducativa
Assessment → la evaluación / la valoración
Referral → la referencia / el referido
Eligibility determination → la determinación de elegibilidad
Cognitive assessment → la evaluación cognitiva
Academic assessment → la evaluación académica
Behavioral assessment → la evaluación conductual
Social-emotional assessment → la evaluación socioemocional
Adaptive behavior assessment → la evaluación de conducta adaptativa
Intelligence test → la prueba de inteligencia
Achievement test → la prueba de logro académico
Processing speed → la velocidad de procesamiento
Working memory → la memoria de trabajo
Verbal comprehension → la comprensión verbal
Visual-spatial reasoning → el razonamiento visuoespacial
Fluid reasoning → el razonamiento fluido
Phonological awareness → la conciencia fonológica
Reading fluency → la fluidez lectora
Math calculation → el cálculo matemático
Written expression → la expresión escrita
Observation → la observación
Rating scale → la escala de valoración
Standardized test → la prueba estandarizada
Norm-referenced → referenciado a la norma
Percentile rank → el rango percentil
Standard score → la puntuación estándar
Confidence interval → el intervalo de confianza
Special education and eligibility terms:
Special education → la educación especial
Individualized Education Program (IEP) → el Programa de Educación Individualizado (IEP)
504 plan → el plan 504
Eligibility → la elegibilidad
Disability → la discapacidad
Learning disability → la discapacidad de aprendizaje
Specific learning disability (SLD) → la discapacidad específica de aprendizaje
Intellectual disability → la discapacidad intelectual
Autism spectrum disorder (ASD) → el trastorno del espectro autista (TEA)
Emotional disturbance (ED) → el trastorno emocional (TE)
Other health impairment (OHI) → otro deterioro de salud (OHI)
Speech and language impairment → el deterioro del habla y el lenguaje
Developmental delay → el retraso en el desarrollo
Twice exceptional → doblemente excepcional
Gifted → superdotado/a / talentoso/a
Response to Intervention (RTI) → la Respuesta a la Intervención (RTI)
Multi-tiered system of supports (MTSS) → el sistema de apoyo de múltiples niveles (MTSS)
Least restrictive environment (LRE) → el ambiente menos restrictivo (LRE)
Related services → los servicios relacionados
Accommodations → las acomodaciones
Modifications → las modificaciones
Present levels of performance → los niveles actuales de desempeño
Annual goals → las metas anuales
Transition services → los servicios de transición
Mental health and behavioral terms:
Mental health → la salud mental
Counseling → la consejería / el asesoramiento
Therapy → la terapia
Crisis intervention → la intervención en crisis
Anxiety → la ansiedad
Depression → la depresión
ADHD → el TDAH (Trastorno por Déficit de Atención e Hiperactividad)
Trauma → el trauma
Social skills → las habilidades sociales
Behavior intervention plan (BIP) → el plan de intervención conductual (PIC)
Functional behavior assessment (FBA) → la evaluación funcional de la conducta (EFC)
Positive behavioral supports → los apoyos conductuales positivos
Self-regulation → la autorregulación
Coping skills → las habilidades de afrontamiento
Emotional regulation → la regulación emocional
Bullying → el acoso escolar / el bullying
Suicidal ideation → la ideación suicida
Self-harm → la autolesión
Informed Consent and Referral Phrases in Spanish
Informed consent is a legal and ethical requirement before any evaluation. These phrases ensure Spanish-speaking parents fully understand and meaningfully consent to the process.
Explaining the referral:
Your child has been referred for a psychoeducational evaluation. → Su hijo/a ha sido referido/a para una evaluación psicoeducativa.
The referral was made by [teacher / team / you]. → La referencia fue hecha por [maestro/a / equipo / usted].
The reason for the referral is [reason]. → La razón de la referencia es [razón].
We are concerned about [academic / behavioral / social-emotional] difficulties your child is experiencing. → Estamos preocupados por las dificultades [académicas / conductuales / socioemocionales] que su hijo/a está experimentando.
An evaluation will help us understand your child's strengths and needs. → Una evaluación nos ayudará a entender las fortalezas y necesidades de su hijo/a.
The evaluation is free of charge. → La evaluación no tiene ningún costo.
Explaining consent:
I need your written consent before we can begin the evaluation. → Necesito su consentimiento por escrito antes de que podamos comenzar la evaluación.
You have the right to consent to or refuse the evaluation. → Tiene el derecho de consentir o rechazar la evaluación.
If you refuse, we cannot conduct the evaluation. → Si rechaza, no podemos realizar la evaluación.
You can withdraw your consent at any time. → Puede retirar su consentimiento en cualquier momento.
Please read this consent form carefully. → Por favor lea este formulario de consentimiento con cuidado.
Do you have any questions about the evaluation before you sign? → ¿Tiene alguna pregunta sobre la evaluación antes de firmar?
The evaluation must be completed within [days] of receiving your consent. → La evaluación debe completarse dentro de [días] de recibir su consentimiento.
You have the right to receive a copy of the evaluation report. → Tiene el derecho de recibir una copia del informe de evaluación.
You have the right to an interpreter at no cost. → Tiene el derecho a un intérprete sin costo.
Evaluation Process Explanation Phrases in Spanish
I am the school psychologist. My name is [name]. → Soy el/la psicólogo/a escolar. Me llamo [nombre].
I will be conducting the evaluation for your child. → Voy a realizar la evaluación para su hijo/a.
The evaluation will include several different types of tests and activities. → La evaluación incluirá varios tipos diferentes de pruebas y actividades.
I will assess your child's cognitive abilities, academic skills, and social-emotional development. → Evaluaré las habilidades cognitivas, las destrezas académicas y el desarrollo socioemocional de su hijo/a.
The evaluation will take approximately [time] to complete. → La evaluación tardará aproximadamente [tiempo] en completarse.
It may take place over [number] sessions. → Puede llevarse a cabo durante [número] sesiones.
I will also need to observe your child in the classroom. → También necesitaré observar a su hijo/a en el salón de clases.
I will need you to complete some rating scales about your child's behavior at home. → Necesitaré que complete algunas escalas de valoración sobre el comportamiento de su hijo/a en casa.
I will also ask your child's teacher to complete rating scales. → También le pediré al/a la maestro/a de su hijo/a que complete escalas de valoración.
After the evaluation, I will write a report summarizing the findings. → Después de la evaluación, escribiré un informe que resume los hallazgos.
We will then meet to discuss the results. → Luego nos reuniremos para hablar sobre los resultados.
Gathering background information:
I need to ask you some questions about your child's development. → Necesito hacerle algunas preguntas sobre el desarrollo de su hijo/a.
Were there any complications during pregnancy or birth? → ¿Hubo alguna complicación durante el embarazo o el parto?
When did your child reach developmental milestones? → ¿Cuándo alcanzó su hijo/a los hitos del desarrollo?
When did your child begin to walk / talk / use phrases? → ¿Cuándo empezó su hijo/a a caminar / hablar / usar frases?
What language is spoken at home? → ¿Qué idioma se habla en casa?
Is your child bilingual? → ¿Es su hijo/a bilingüe?
What language does your child prefer to speak? → ¿Qué idioma prefiere hablar su hijo/a?
Has your child received any previous evaluations or services? → ¿Ha recibido su hijo/a evaluaciones o servicios previos?
Does your child have any medical conditions or take any medications? → ¿Tiene su hijo/a alguna condición médica o toma algún medicamento?
Has your child experienced any significant life events or trauma? → ¿Ha experimentado su hijo/a algún evento significativo de vida o trauma?
How does your child behave at home? → ¿Cómo se comporta su hijo/a en casa?
Does your child have friends? → ¿Tiene amigos su hijo/a?
How does your child feel about school? → ¿Cómo se siente su hijo/a respecto a la escuela?
Is there anything else you think I should know about your child? → ¿Hay algo más que crea que debo saber sobre su hijo/a?
Working with Students During Assessment in Spanish
These phrases help school psychologists establish rapport and communicate effectively with Spanish-speaking students during the evaluation.
Establishing rapport:
Hi. My name is [name]. What is your name? → Hola. Me llamo [nombre]. ¿Cómo te llamas?
How old are you? What grade are you in? → ¿Cuántos años tienes? ¿En qué grado estás?
Do you know why you are here today? → ¿Sabes por qué estás aquí hoy?
We are going to do some activities together today. → Vamos a hacer algunas actividades juntos hoy.
Some will be easy and some may be harder. That is okay. → Algunas serán fáciles y algunas pueden ser más difíciles. Eso está bien.
Just do your best. There are no wrong answers on some of these. → Haz lo mejor que puedas. En algunas de estas no hay respuestas incorrectas.
If you do not understand something, tell me and I will explain it again. → Si no entiendes algo, dímelo y te lo explicaré de nuevo.
If you need a break, just let me know. → Si necesitas un descanso, solo dímelo.
You are doing a great job. → Lo estás haciendo muy bien.
We are almost done. → Ya casi terminamos.
Assessment instructions:
I am going to show you some pictures. Tell me what you see. → Te voy a mostrar algunas imágenes. Dime qué ves.
I am going to read you some words. Repeat them back to me. → Te voy a leer algunas palabras. Repítemelas.
I am going to ask you some questions. Answer as best you can. → Te voy a hacer algunas preguntas. Responde lo mejor que puedas.
Look at these pictures and tell me what is missing. → Mira estas imágenes y dime qué falta.
Put these blocks together to match the picture. → Pon estos bloques juntos para que coincidan con la imagen.
Tell me everything you can remember about the story I just read. → Dime todo lo que puedas recordar sobre el cuento que acabo de leer.
Read these words for me as quickly as you can. → Lee estas palabras para mí tan rápido como puedas.
Solve these math problems. Show your work. → Resuelve estos problemas de matemáticas. Muestra tu trabajo.
Write a story about this picture. → Escribe un cuento sobre esta imagen.
I need you to work quietly on your own for this part. → Necesito que trabajes en silencio por tu cuenta en esta parte.
Results Explanation and Eligibility Determination Phrases in Spanish
Explaining evaluation results clearly to Spanish-speaking families is one of the most important communication tasks in school psychology.
Explaining scores:
I want to go over the results of the evaluation with you. → Quiero repasar los resultados de la evaluación con usted.
These scores tell us how your child performed compared to other children the same age. → Estas puntuaciones nos dicen cómo se desempeñó su hijo/a en comparación con otros niños de la misma edad.
A score in the average range means your child performed similarly to most children their age. → Una puntuación en el rango promedio significa que su hijo/a se desempeñó de manera similar a la mayoría de los niños de su edad.
Your child's cognitive score is in the [range] range. → La puntuación cognitiva de su hijo/a está en el rango [rango].
Your child's reading score is in the [range] range. → La puntuación de lectura de su hijo/a está en el rango [rango].
There is a significant difference between your child's ability and their academic performance. → Hay una diferencia significativa entre la capacidad de su hijo/a y su desempeño académico.
This pattern is consistent with a learning disability. → Este patrón es consistente con una discapacidad de aprendizaje.
Your child has significant strengths in [area]. → Su hijo/a tiene fortalezas significativas en [área].
Your child has significant needs in [area]. → Su hijo/a tiene necesidades significativas en [área].
Eligibility determination:
Based on the evaluation results, your child is eligible for special education services. → Según los resultados de la evaluación, su hijo/a es elegible para servicios de educación especial.
Your child meets the criteria for [disability category]. → Su hijo/a cumple con los criterios para [categoría de discapacidad].
Based on the evaluation results, your child does not qualify for special education at this time. → Según los resultados de la evaluación, su hijo/a no califica para educación especial en este momento.
However, your child may benefit from [other support]. → Sin embargo, su hijo/a puede beneficiarse de [otro apoyo].
You have the right to disagree with this determination. → Tiene el derecho de no estar de acuerdo con esta determinación.
If you disagree, you can request an independent educational evaluation. → Si no está de acuerdo, puede solicitar una evaluación educativa independiente.
You have the right to file a complaint or request mediation. → Tiene el derecho de presentar una queja o solicitar mediación.
IEP Meeting Phrases in Spanish
The IEP meeting is one of the most important family engagement moments in special education. These phrases help school psychologists facilitate those meetings effectively with Spanish-speaking families.
Opening the meeting:
Thank you for coming today. → Gracias por venir hoy.
I want to introduce everyone at the table. → Quiero presentar a todos en la mesa.
This is [name], your child's [role]. → Este/a es [nombre], el/la [rol] de su hijo/a.
The purpose of this meeting is to develop an Individualized Education Program for your child. → El propósito de esta reunión es desarrollar un Programa de Educación Individualizado para su hijo/a.
You are an equal member of this team. → Usted es un miembro igual de este equipo.
Your input is very important. → Su participación es muy importante.
Please ask questions at any time. → Por favor haga preguntas en cualquier momento.
We want to make sure you understand everything we discuss today. → Queremos asegurarnos de que entienda todo lo que discutamos hoy.
This meeting will take approximately [time]. → Esta reunión tomará aproximadamente [tiempo].
Discussing the IEP:
The IEP describes your child's current levels of performance. → El IEP describe los niveles actuales de desempeño de su hijo/a.
The IEP includes annual goals for your child to work toward. → El IEP incluye metas anuales para que su hijo/a trabaje hacia ellas.
This goal addresses [skill area]. → Esta meta aborda [área de habilidad].
Your child will receive [service] for [time] per [week / day]. → Su hijo/a recibirá [servicio] durante [tiempo] por [semana / día].
These services will be provided in [setting]. → Estos servicios se proporcionarán en [ambiente].
Your child will receive the following accommodations. → Su hijo/a recibirá las siguientes acomodaciones.
Accommodations help your child access the curriculum without changing what is expected. → Las acomodaciones ayudan a su hijo/a a acceder al currículo sin cambiar lo que se espera.
Modifications change what is expected of your child. → Las modificaciones cambian lo que se espera de su hijo/a.
Your child's placement will be [placement type]. → La colocación de su hijo/a será [tipo de colocación].
The least restrictive environment means your child will be educated with non-disabled peers as much as possible. → El ambiente menos restrictivo significa que su hijo/a será educado/a con compañeros sin discapacidades tanto como sea posible.
The IEP will be reviewed annually. → El IEP se revisará anualmente.
You can request a meeting to review the IEP at any time. → Puede solicitar una reunión para revisar el IEP en cualquier momento.
Parent rights in special education:
You have important rights as a parent in the special education process. → Tiene derechos importantes como padre/madre en el proceso de educación especial.
You must give written consent before your child receives special education services. → Debe dar consentimiento por escrito antes de que su hijo/a reciba servicios de educación especial.
You can revoke your consent for services at any time. → Puede revocar su consentimiento para los servicios en cualquier momento.
You have the right to participate in all IEP meetings. → Tiene el derecho de participar en todas las reuniones del IEP.
You have the right to receive all documents in your native language. → Tiene el derecho de recibir todos los documentos en su idioma nativo.
You have the right to request an independent educational evaluation at district expense. → Tiene el derecho de solicitar una evaluación educativa independiente a expensas del distrito.
You have the right to request mediation or a due process hearing if you disagree. → Tiene el derecho de solicitar mediación o una audiencia de proceso debido si no está de acuerdo.
Here is a copy of your procedural safeguards. → Aquí tiene una copia de sus salvaguardas procesales.
Please let me know if you have any questions about your rights. → Por favor dígame si tiene alguna pregunta sobre sus derechos.
Mental Health and Counseling Phrases in Spanish
School psychologists often provide direct mental health support to students. These phrases support those counseling interactions.
Checking in with students:
How are you feeling today? → ¿Cómo te sientes hoy?
On a scale of 1 to 10, how are you feeling right now? → En una escala del 1 al 10, ¿cómo te sientes ahora mismo?
You seem a little [sad / worried / upset] today. → Pareces un poco [triste / preocupado/a / molesto/a] hoy.
Is there something on your mind? → ¿Tienes algo en mente?
You can talk to me. Everything you share is confidential unless you are in danger. → Puedes hablar conmigo. Todo lo que compartas es confidencial a menos que estés en peligro.
I am here to listen and to help. → Estoy aquí para escuchar y ayudar.
You are not in trouble. I just want to check in with you. → No estás en problemas. Solo quiero saber cómo estás.
Exploring feelings:
Can you tell me more about how you are feeling? → ¿Puedes contarme más sobre cómo te sientes?
How long have you been feeling this way? → ¿Hace cuánto tiempo te sientes así?
What makes you feel better? → ¿Qué te hace sentir mejor?
What makes things harder for you? → ¿Qué hace las cosas más difíciles para ti?
Has anything happened recently that is bothering you? → ¿Ha pasado algo recientemente que te esté molestando?
How are things at home? → ¿Cómo están las cosas en casa?
How are things going with your friends? → ¿Cómo van las cosas con tus amigos?
Do you have someone you trust that you can talk to? → ¿Tienes a alguien de confianza con quien puedas hablar?
I want you to know that your feelings make sense. → Quiero que sepas que tus sentimientos tienen sentido.
It takes courage to talk about how you feel. → Se necesita valentía para hablar sobre cómo te sientes.
Anxiety and stress:
It sounds like you are feeling very anxious. → Parece que te estás sintiendo muy ansioso/a.
Anxiety is very common and there are things that can help. → La ansiedad es muy común y hay cosas que pueden ayudar.
Let me teach you a breathing exercise. → Déjame enseñarte un ejercicio de respiración.
Breathe in slowly for four counts. → Respira despacio durante cuatro tiempos.
Hold for four counts. → Mantén durante cuatro tiempos.
Breathe out slowly for four counts. → Suelta el aire despacio durante cuatro tiempos.
When you feel anxious, try to notice five things you can see. → Cuando te sientas ansioso/a, trata de notar cinco cosas que puedes ver.
What are some situations that make you feel most anxious? → ¿Cuáles son algunas situaciones que te hacen sentir más ansioso/a?
Depression:
It sounds like you have been feeling very sad lately. → Parece que has estado sintiéndote muy triste últimamente.
Have you been feeling hopeless or like things will not get better? → ¿Has estado sintiéndote sin esperanza o como si las cosas no van a mejorar?
Have you lost interest in things you used to enjoy? → ¿Has perdido interés en cosas que solías disfrutar?
Have you been having trouble sleeping or sleeping too much? → ¿Has tenido problemas para dormir o has estado durmiendo demasiado?
Have you been eating more or less than usual? → ¿Has estado comiendo más o menos de lo usual?
I am going to refer you to [counselor / therapist / doctor]. → Voy a referirte a [consejero/a / terapeuta / médico/a].
You do not have to feel this way alone. There is help available. → No tienes que sentirte así solo/a. Hay ayuda disponible.
Crisis intervention:
I am concerned about your safety. → Estoy preocupado/a por tu seguridad.
Are you thinking about hurting yourself? → ¿Estás pensando en hacerte daño?
Are you thinking about suicide? → ¿Estás pensando en el suicidio?
Have you thought about how you might hurt yourself? → ¿Has pensado en cómo podrías hacerte daño?
Have you done anything to hurt yourself? → ¿Has hecho algo para hacerte daño?
I am glad you told me. That took a lot of courage. → Me alegra que me lo hayas dicho. Eso requirió mucho valor.
I need to make sure you are safe. → Necesito asegurarme de que estás seguro/a.
I need to contact your parents and let them know what is happening. → Necesito contactar a tus padres y hacerles saber lo que está pasando.
I am going to get some additional support for you right now. → Voy a conseguir apoyo adicional para ti ahora mismo.
You are not alone and we are going to get through this together. → No estás solo/a y vamos a superar esto juntos.
Parent Communication and Consultation Phrases in Spanish
I want to share some concerns with you about your child. → Quiero compartir algunas preocupaciones con usted sobre su hijo/a.
Your child has been struggling with [issue] at school. → Su hijo/a ha estado teniendo dificultades con [problema] en la escuela.
Have you noticed anything similar at home? → ¿Ha notado algo similar en casa?
Here are some strategies that may help at home. → Aquí hay algunas estrategias que pueden ayudar en casa.
Consistency between home and school is very important. → La consistencia entre la casa y la escuela es muy importante.
I recommend [resource / referral / strategy]. → Le recomiendo [recurso / referencia / estrategia].
Would you be open to your child receiving counseling at school? → ¿Estaría dispuesto/a a que su hijo/a reciba consejería en la escuela?
I would like to schedule a follow-up meeting in [time]. → Me gustaría programar una reunión de seguimiento en [tiempo].
Please feel free to call me at [number] if you have any concerns. → Por favor no dude en llamarme al [número] si tiene alguna preocupación.
We are a team working together for your child's success. → Somos un equipo trabajando juntos por el éxito de su hijo/a.
How to Build This Vocabulary Into Your School Psychology Practice
The school psychologists who communicate most effectively with Spanish-speaking students and families are the ones who have internalized the informed consent, IEP meeting, and crisis intervention phrases above all else. Informed consent is a legal and ethical cornerstone of the evaluation process, and the ability to explain the evaluation, the consent form, and the family's rights in Spanish ensures that consent is genuinely informed rather than merely obtained. IEP meeting communication is where the family either becomes a true partner in their child's education or leaves feeling lost and disconnected from the process.
For school psychologists, start with the informed consent, results explanation, and IEP meeting phrases. For school counselors, start with the student check-in, feelings exploration, and crisis intervention phrases. For special education coordinators, start with the eligibility determination and parent rights language.
Post bilingual parent rights summaries and IEP process overviews in your office waiting area and send them home with every family entering the special education process. A Spanish-speaking family who understands the process, their rights, and their role in their child's IEP is a family who participates more actively, advocates more effectively, and supports their child's educational goals more consistently at home.
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