Spanish Phrases Every Health Insurance Navigator Needs to Know Before the Next Client
Updated: Jul 17
Health insurance navigation is one of the most consequential community health roles in the American healthcare system. Navigators help uninsured and underinsured individuals and families understand their health coverage options, select the right plan, complete enrollment, and access the benefits they have paid for. For Spanish-speaking clients, the navigator is often the difference between having health coverage and going without it, between understanding what a deductible means and signing up for a plan that does not fit their budget or their needs.
Hispanic and Latino individuals and families are among the most likely to be uninsured in the United States, and language barriers are one of the most significant contributing factors to that disparity. The health insurance marketplace, Medicaid, CHIP, and employer-sponsored insurance are all complex systems with specific enrollment rules, income thresholds, plan types, and deadline requirements that are difficult to navigate even for fluent English speakers. The navigator who can explain those systems in Spanish is the professional who actually closes the coverage gap for the families who need it most.
This guide gives health insurance navigators, enrollment assisters, community health workers, and navigator program staff the Spanish they need across the full scope of health insurance enrollment communication.
Health Insurance Vocabulary in Spanish
Coverage types:
Health insurance → el seguro médico / el seguro de salud
Health coverage → la cobertura médica / la cobertura de salud
Marketplace / Exchange → el Mercado de Seguros / el intercambio
Affordable Care Act (ACA) → la Ley de Cuidado de Salud Asequible (ACA)
Obamacare → Obamacare
Medicaid → Medicaid
Medicare → Medicare
CHIP (Children's Health Insurance Program) → CHIP (Programa de Seguro de Salud para Niños)
Employer-sponsored insurance → el seguro patrocinado por el empleador
Private insurance → el seguro privado
Short-term health plan → el plan de salud a corto plazo
Catastrophic plan → el plan catastrófico
Uninsured → sin seguro médico
Underinsured → con seguro insuficiente
Plan types:
HMO (Health Maintenance Organization) → HMO (Organización de Mantenimiento de Salud)
PPO (Preferred Provider Organization) → PPO (Organización de Proveedores Preferidos)
EPO (Exclusive Provider Organization) → EPO (Organización de Proveedores Exclusivos)
HDHP (High Deductible Health Plan) → HDHP (Plan de Salud con Deducible Alto)
HSA (Health Savings Account) → HSA (Cuenta de Ahorros para la Salud)
Metal tier → el nivel de metal
Bronze plan → el plan de bronce
Silver plan → el plan de plata
Gold plan → el plan de oro
Platinum plan → el plan de platino
Catastrophic plan → el plan catastrófico
Cost terms:
Premium → la prima / el costo mensual del seguro
Deductible → el deducible
Copay → el copago
Coinsurance → el coseguro
Out-of-pocket maximum → el máximo de gastos de su bolsillo
In-network → dentro de la red
Out-of-network → fuera de la red
Network → la red de proveedores
Formulary → el formulario de medicamentos
Prior authorization → la autorización previa
Referral → la referencia / el referido
Subsidy → el subsidio
Tax credit → el crédito tributario
Advanced Premium Tax Credit (APTC) → el Crédito Tributario de Prima Avanzado (APTC)
Cost-sharing reduction (CSR) → la reducción de costo compartido (CSR)
Open enrollment → la inscripción abierta
Special enrollment period → el período de inscripción especial
Qualifying life event → el evento de vida calificado
Effective date → la fecha de vigencia
Coverage gap → la brecha de cobertura
Explanation of Benefits (EOB) → la Explicación de Beneficios (EOB)
Member ID card → la tarjeta de identificación de miembro
Primary care physician (PCP) → el médico de atención primaria
Specialist → el/la especialista
Provider → el/la proveedor/a
Claim → la reclamación
Appeal → la apelación
Initial Client Assessment Phrases in Spanish
Understanding the client's situation is the foundation of effective navigation. These phrases help navigators gather the complete picture needed to identify the best coverage options.
Current coverage status:
Do you currently have health insurance? → ¿Actualmente tiene seguro médico?
What type of insurance do you have? → ¿Qué tipo de seguro tiene?
Is your insurance through your employer? → ¿Su seguro es a través de su empleador?
How long have you been without insurance? → ¿Cuánto tiempo lleva sin seguro?
Why did you lose your coverage? → ¿Por qué perdió su cobertura?
Did you have a life event that affected your coverage? → ¿Tuvo algún evento de vida que afectó su cobertura?
Are any members of your family currently insured? → ¿Algún miembro de su familia tiene seguro actualmente?
Do your children have CHIP or Medicaid? → ¿Sus hijos tienen CHIP o Medicaid?
Household and income:
How many people are in your household? → ¿Cuántas personas hay en su hogar?
Who lives with you? → ¿Quién vive con usted?
Are you married? → ¿Está casado/a?
Do you have children? How many and how old? → ¿Tiene hijos? ¿Cuántos y de qué edades?
What is your approximate annual household income? → ¿Cuál es el ingreso anual aproximado de su hogar?
Do you file taxes? → ¿Presenta declaración de impuestos?
Do you file jointly with your spouse? → ¿Presenta declaración conjunta con su cónyuge?
Are you self-employed? → ¿Trabaja por cuenta propia?
Do you receive any government benefits? → ¿Recibe algún beneficio del gobierno?
Do you receive SNAP, SSI, or other assistance? → ¿Recibe SNAP, SSI u otra asistencia?
Immigration and eligibility:
Are you a US citizen? → ¿Es ciudadano/a estadounidense?
Are you a permanent resident? → ¿Es residente permanente?
What is your immigration status? → ¿Cuál es su estatus migratorio?
How long have you lived in the United States? → ¿Cuánto tiempo lleva viviendo en los Estados Unidos?
Citizens and many immigration statuses are eligible for marketplace coverage. → Los ciudadanos y muchos estatus migratorios son elegibles para la cobertura del mercado.
Undocumented individuals are not eligible for marketplace plans but their children may be eligible for CHIP. → Las personas indocumentadas no son elegibles para los planes del mercado pero sus hijos pueden ser elegibles para CHIP.
Your immigration status will not be reported to immigration authorities. → Su estatus migratorio no será reportado a las autoridades de inmigración.
Applying for health coverage does not affect your immigration case. → Solicitar cobertura de salud no afecta su caso de inmigración.
Marketplace Enrollment Phrases in Spanish
Explaining the marketplace:
The Health Insurance Marketplace is where you can shop for and enroll in health plans. → El Mercado de Seguros de Salud es donde puede buscar e inscribirse en planes de salud.
Plans in the marketplace must cover essential health benefits. → Los planes del mercado deben cubrir beneficios de salud esenciales.
You may qualify for financial assistance to lower your premium. → Es posible que califique para asistencia financiera para bajar su prima.
This assistance is called the Premium Tax Credit. → Esta asistencia se llama el Crédito Tributario de Prima.
The amount of assistance depends on your income and household size. → La cantidad de asistencia depende de sus ingresos y el tamaño de su hogar.
Lower income means more assistance. → Menores ingresos significan más asistencia.
You may also qualify for cost-sharing reductions on a Silver plan. → También puede calificar para reducciones de costo compartido en un plan de Plata.
Cost-sharing reductions lower your deductible, copays, and out-of-pocket costs. → Las reducciones de costo compartido bajan su deducible, copagos y costos de su bolsillo.
Enrollment periods:
Open enrollment runs from [date] to [date]. → La inscripción abierta es del [fecha] al [fecha].
You must enroll during open enrollment or you cannot get coverage until next year. → Debe inscribirse durante la inscripción abierta o no podrá obtener cobertura hasta el próximo año.
If you missed open enrollment, you may qualify for a special enrollment period. → Si perdió la inscripción abierta, puede calificar para un período de inscripción especial.
A special enrollment period is triggered by a qualifying life event. → Un período de inscripción especial es desencadenado por un evento de vida calificado.
Qualifying life events include losing job-based coverage, getting married, having a baby, or moving. → Los eventos de vida calificados incluyen perder la cobertura del trabajo, casarse, tener un bebé o mudarse.
You have [days] from the qualifying event to enroll. → Tiene [días] desde el evento calificado para inscribirse.
Your coverage is effective on [date] if you enroll by [date]. → Su cobertura es efectiva el [fecha] si se inscribe antes del [fecha].
Medicaid and CHIP Phrases in Spanish
Medicaid:
Medicaid is a government health insurance program for people with low income. → Medicaid es un programa de seguro médico del gobierno para personas con bajos ingresos.
Medicaid has no monthly premium in most cases. → Medicaid no tiene prima mensual en la mayoría de los casos.
Copays are very low or zero with Medicaid. → Los copagos son muy bajos o nulos con Medicaid.
Eligibility is based on your income and household size. → La elegibilidad se basa en sus ingresos y el tamaño de su hogar.
In this state, Medicaid covers adults up to [percentage] of the federal poverty level. → En este estado, Medicaid cubre a adultos hasta el [porcentaje] del nivel federal de pobreza.
You can apply for Medicaid at any time. There is no enrollment period. → Puede solicitar Medicaid en cualquier momento. No hay período de inscripción.
Based on your income, you may qualify for Medicaid. → Según sus ingresos, puede calificar para Medicaid.
If you qualify for Medicaid, you cannot get marketplace subsidies. → Si califica para Medicaid, no puede obtener subsidios del mercado.
Medicaid covers doctor visits, hospital care, prescription drugs, and more. → Medicaid cubre visitas médicas, atención hospitalaria, medicamentos recetados y más.
CHIP:
CHIP provides low-cost health coverage for children. → CHIP proporciona cobertura de salud de bajo costo para los niños.
CHIP covers children up to age 19 in most states. → CHIP cubre a los niños hasta los 19 años en la mayoría de los estados.
Children may qualify for CHIP even if parents do not qualify for Medicaid. → Los niños pueden calificar para CHIP aunque los padres no califiquen para Medicaid.
CHIP has very low or no premiums and low copays. → CHIP tiene primas muy bajas o nulas y copagos bajos.
You can apply for CHIP at any time. → Puede solicitar CHIP en cualquier momento.
Your child may qualify for CHIP based on your household income. → Su hijo/a puede calificar para CHIP según el ingreso de su hogar.
Plan Comparison and Selection Phrases in Spanish
Helping clients choose the right plan is the most complex and most consequential part of the navigator role. These phrases support that comparison conversation.
Explaining plan types:
There are several types of health plans. Let me explain the differences. → Hay varios tipos de planes de salud. Déjeme explicar las diferencias.
An HMO requires you to choose a primary care doctor. → Un HMO requiere que elija un médico de atención primaria.
With an HMO, you need a referral to see a specialist. → Con un HMO, necesita una referencia para ver a un especialista.
HMOs typically have lower premiums but less flexibility. → Los HMO típicamente tienen primas más bajas pero menos flexibilidad.
A PPO allows you to see any doctor without a referral. → Un PPO le permite ver a cualquier médico sin referencia.
PPOs have more flexibility but higher premiums. → Los PPO tienen más flexibilidad pero primas más altas.
An EPO is like an HMO but without a primary care requirement. → Un EPO es como un HMO pero sin el requisito de médico de atención primaria.
With an EPO, you must stay in-network except in emergencies. → Con un EPO, debe permanecer dentro de la red excepto en emergencias.
Explaining metal tiers:
Marketplace plans come in four levels: Bronze, Silver, Gold, and Platinum. → Los planes del mercado vienen en cuatro niveles: Bronce, Plata, Oro y Platino.
Bronze plans have the lowest premium but the highest out-of-pocket costs. → Los planes de Bronce tienen la prima más baja pero los costos de bolsillo más altos.
Platinum plans have the highest premium but the lowest out-of-pocket costs. → Los planes de Platino tienen la prima más alta pero los costos de bolsillo más bajos.
Silver plans are the middle option and are where cost-sharing reductions apply. → Los planes de Plata son la opción intermedia y es donde aplican las reducciones de costo compartido.
If you qualify for cost-sharing reductions, a Silver plan will give you the most value. → Si califica para reducciones de costo compartido, un plan de Plata le dará el mayor valor.
The right plan depends on how often you use medical care. → El plan correcto depende de cuánto usa la atención médica.
If you are generally healthy and rarely see a doctor, a Bronze plan may save you money. → Si generalmente está sano/a y rara vez ve al médico, un plan de Bronce puede ahorrarle dinero.
If you have ongoing medical needs or take regular medications, a Gold or Platinum plan may cost less overall. → Si tiene necesidades médicas continuas o toma medicamentos regularmente, un plan de Oro o Platino puede costar menos en total.
Key plan comparison questions:
Does your current doctor accept this plan? → ¿Su médico actual acepta este plan?
Are your medications covered on this plan's formulary? → ¿Sus medicamentos están cubiertos en el formulario de este plan?
What is the deductible for this plan? → ¿Cuál es el deducible de este plan?
What is the copay to see a primary care doctor? → ¿Cuál es el copago para ver a un médico de atención primaria?
What is the copay for a specialist? → ¿Cuál es el copago para ver a un especialista?
What is the out-of-pocket maximum? → ¿Cuál es el máximo de gastos de su bolsillo?
After you reach the out-of-pocket maximum, the plan pays 100 percent. → Después de que alcance el máximo de gastos de su bolsillo, el plan paga el 100 por ciento.
Is the hospital you go to in this plan's network? → ¿El hospital al que va está en la red de este plan?
Cost Explanation Phrases in Spanish
One of the most important navigator skills is explaining insurance cost concepts clearly to clients who may never have had insurance before.
Premium:
The premium is the monthly amount you pay to have insurance. → La prima es la cantidad mensual que paga por tener seguro.
You pay this every month whether or not you use medical care. → La paga cada mes aunque no use la atención médica.
Your premium after your tax credit is [amount] per month. → Su prima después del crédito tributario es de [cantidad] por mes.
If your income changes, your tax credit may change. → Si sus ingresos cambian, su crédito tributario puede cambiar.
Deductible:
The deductible is the amount you pay for healthcare before your insurance starts sharing the cost. → El deducible es la cantidad que paga por la atención médica antes de que su seguro empiece a compartir el costo.
For example, if your deductible is [amount], you pay the first [amount] of medical bills each year. → Por ejemplo, si su deducible es de [cantidad], usted paga los primeros [cantidad] de las facturas médicas cada año.
After you meet your deductible, you and the insurance share the cost. → Después de que cumpla su deducible, usted y el seguro comparten el costo.
Many plans cover preventive care before the deductible. → Muchos planes cubren la atención preventiva antes del deducible.
Copays for primary care may apply before the deductible on some plans. → Los copagos para atención primaria pueden aplicar antes del deducible en algunos planes.
Copay:
A copay is a fixed amount you pay each time you receive a specific service. → Un copago es una cantidad fija que paga cada vez que recibe un servicio específico.
For example, your copay to see your primary care doctor is [amount]. → Por ejemplo, su copago para ver a su médico de atención primaria es de [cantidad].
Your copay for a specialist visit is [amount]. → Su copago para una visita al especialista es de [cantidad].
Your copay for the emergency room is [amount]. → Su copago para la sala de emergencias es de [cantidad].
Copays usually do not count toward your deductible. → Los copagos generalmente no cuentan para su deducible.
Coinsurance:
Coinsurance is the percentage of costs you pay after meeting your deductible. → El coseguro es el porcentaje de los costos que paga después de cumplir su deducible.
For example, with 20 percent coinsurance, you pay 20 percent and the insurance pays 80 percent. → Por ejemplo, con un coseguro del 20 por ciento, usted paga el 20 por ciento y el seguro paga el 80 por ciento.
Out-of-pocket maximum:
The out-of-pocket maximum is the most you will ever pay in a year. → El máximo de gastos de su bolsillo es lo máximo que pagará en un año.
After you reach this limit, the insurance pays 100 percent of covered services. → Después de alcanzar este límite, el seguro paga el 100 por ciento de los servicios cubiertos.
This protects you from catastrophic medical bills. → Esto le protege de facturas médicas catastróficas.
Enrollment Assistance Phrases in Spanish
Gathering enrollment information:
I need some information to complete your application. → Necesito información para completar su solicitud.
I need your full legal name. → Necesito su nombre legal completo.
I need your date of birth. → Necesito su fecha de nacimiento.
I need your Social Security number. → Necesito su número de Seguro Social.
I need your address. → Necesito su dirección.
I need your estimated annual income for this year. → Necesito su ingreso anual estimado para este año.
Include all sources of income: wages, self-employment, Social Security, alimony. → Incluya todas las fuentes de ingresos: salarios, trabajo independiente, Seguro Social, pensión alimenticia.
Do not include child support as income. → No incluya la manutención de hijos como ingreso.
I need the same information for every member of your household. → Necesito la misma información para cada miembro de su hogar.
Do you have a preferred doctor or hospital? → ¿Tiene un médico u hospital de preferencia?
Let me check if your doctor is in the network of the plan we are considering. → Déjeme verificar si su médico está en la red del plan que estamos considerando.
Completing enrollment:
I am going to complete your application now. → Voy a completar su solicitud ahora.
Please review this information before I submit it. → Por favor revise esta información antes de que la envíe.
Is everything correct? → ¿Está todo correcto?
Your application has been submitted. → Su solicitud ha sido enviada.
You have been enrolled in [plan name]. → Ha sido inscrito/a en [nombre del plan].
Your coverage begins on [date]. → Su cobertura comienza el [fecha].
Your monthly premium is [amount]. → Su prima mensual es de [cantidad].
You will receive your member ID card in the mail within [time]. → Recibirá su tarjeta de identificación de miembro por correo dentro de [tiempo].
Keep your member ID card with you. You will need it at doctor visits. → Mantenga su tarjeta de identificación de miembro consigo. La necesitará en las visitas médicas.
You can also access your card digitally through [app / website]. → También puede acceder a su tarjeta digitalmente a través de [aplicación / sitio web].
Using Insurance Phrases in Spanish
Many newly enrolled clients have never had insurance before and need education on how to use their coverage effectively.
Finding a doctor:
You need to find a primary care doctor in your plan's network. → Necesita encontrar un médico de atención primaria en la red de su plan.
You can search for in-network doctors on [website] or by calling [number]. → Puede buscar médicos dentro de la red en [sitio web] o llamando al [número].
Always confirm that the doctor accepts your plan before making an appointment. → Siempre confirme que el médico acepta su plan antes de hacer una cita.
If you have an HMO, you must see your primary care doctor before seeing a specialist. → Si tiene un HMO, debe ver a su médico de atención primaria antes de ver a un especialista.
Going out of network may cost significantly more or not be covered at all. → Ir fuera de la red puede costar significativamente más o no estar cubierto en absoluto.
Using coverage:
Show your member ID card at every appointment. → Muestre su tarjeta de identificación de miembro en cada cita.
You will pay your copay at the time of the visit. → Pagará su copago en el momento de la visita.
You may receive a bill after your visit. This is normal. → Es posible que reciba una factura después de su visita. Esto es normal.
You will also receive an Explanation of Benefits from your insurance. → También recibirá una Explicación de Beneficios de su seguro.
The Explanation of Benefits shows what was billed, what insurance paid, and what you owe. → La Explicación de Beneficios muestra lo que se facturó, lo que pagó el seguro y lo que debe.
Preventive care such as annual checkups and vaccines is covered at no cost. → La atención preventiva como los chequeos anuales y las vacunas está cubierta sin costo.
Do not skip preventive care. It is free with your insurance. → No omita la atención preventiva. Es gratuita con su seguro.
If you need a prescription, ask the doctor to check if it is on your plan's formulary. → Si necesita una receta, pida al médico que verifique si está en el formulario de su plan.
Generic medications are usually less expensive than brand name. → Los medicamentos genéricos son generalmente menos costosos que los de marca.
Reporting changes:
If your income changes during the year, you must report it. → Si sus ingresos cambian durante el año, debe reportarlo.
A significant income change can affect your tax credit. → Un cambio significativo en los ingresos puede afectar su crédito tributario.
If you have a baby, you must add the baby to your plan within [days]. → Si tiene un bebé, debe agregar al bebé a su plan dentro de [días].
If you lose your job, you may qualify for a special enrollment period. → Si pierde su trabajo, puede calificar para un período de inscripción especial.
Call me if anything changes in your household. → Llámeme si algo cambia en su hogar.
You can also report changes at [website] or by calling [number]. → También puede reportar cambios en [sitio web] o llamando al [número].
Appeals and Problem Resolution Phrases in Spanish
Have you received a denial from your insurance? → ¿Ha recibido un rechazo de su seguro?
What was denied? → ¿Qué fue rechazado?
You have the right to appeal a denial. → Tiene derecho a apelar un rechazo.
An appeal is a formal request for the insurance to review their decision. → Una apelación es una solicitud formal para que el seguro revise su decisión.
You must file the appeal within [days] of the denial. → Debe presentar la apelación dentro de [días] del rechazo.
I can help you file the appeal. → Puedo ayudarle a presentar la apelación.
If your appeal is denied, you can request an external review. → Si su apelación es rechazada, puede solicitar una revisión externa.
An external reviewer is independent of the insurance company. → Un revisor externo es independiente de la compañía de seguros.
You can also file a complaint with your state insurance commissioner. → También puede presentar una queja ante el comisionado de seguros de su estado.
Our services are free. You do not have to navigate this alone. → Nuestros servicios son gratuitos. No tiene que navegar esto solo/a.
How to Build This Vocabulary Into Your Navigator Practice
The health insurance navigators who communicate most effectively with Spanish-speaking clients are the ones who have internalized the cost explanation phrases and the plan comparison language above all else. Premium, deductible, copay, coinsurance, and out-of-pocket maximum are the five concepts that determine whether a client truly understands the plan they are enrolling in, and the ability to explain each one clearly in Spanish, with a concrete example rather than an abstract definition, is the communication skill that separates effective enrollment from enrollment that generates confusion and unexpected bills.
For navigators, start with the cost concept explanations and the Medicaid and CHIP eligibility phrases. Those represent the highest-frequency and highest-impact communication moments in navigator work. For enrollment assister staff, start with the application information gathering and enrollment completion phrases.
Post bilingual cost concept explanation sheets in your client meeting area. A bilingual visual that explains premium, deductible, copay, and out-of-pocket maximum with simple examples gives Spanish-speaking clients a reference they can study independently and return to when they receive their first bills or Explanation of Benefits.
Don't let this vocabulary sit on the page! Bring it to life with online Spanish classes designed for your industry.