From the Showing to the Lease Signing: Spanish Phrases for Apartment Leasing Agents
Updated: Jul 17
Apartment leasing is a sales role built on first impressions, clear communication, and the ability to match a prospective tenant with a home that fits their needs and budget. Every leasing interaction has a beginning, a middle, and an end: the initial inquiry, the property tour, the application, the approval, and the lease signing. At every one of those stages, the leasing agent who can communicate clearly and warmly in the prospect's language has a significant advantage over one who cannot.
Hispanic and Latino renters represent one of the fastest-growing segments of the rental market across virtually every American city and metropolitan area. They are prospects who respond to genuine communication, who refer within their networks when they have a positive experience, and who become long-term tenants when the leasing process felt respectful and clear from the beginning. The leasing agent who can give a property tour in Spanish, explain application requirements in Spanish, and walk a new resident through a lease in Spanish is the agent who converts those prospects into signed leases and satisfied residents.
This guide gives apartment leasing agents, leasing consultants, and leasing office staff the Spanish they need across the full arc of the leasing process.
Leasing Vocabulary in Spanish
Property terms:
Apartment → el apartamento / el departamento
Unit → la unidad
Studio → el estudio
One-bedroom → una habitación / un cuarto
Two-bedroom → dos habitaciones / dos cuartos
Three-bedroom → tres habitaciones / tres cuartos
Floor plan → el plano / la distribución
Square footage → los pies cuadrados
Community → la comunidad
Complex → el complejo
Building → el edificio
Floor → el piso
Ground floor → la planta baja
Amenities → las amenidades
Common areas → las áreas comunes
Parking → el estacionamiento
Garage → el garaje
Storage unit → la unidad de almacenamiento
Balcony → el balcón
Patio → el patio
Pool → la piscina / la alberca
Gym / fitness center → el gimnasio
Clubhouse → el salón comunitario
Laundry facility → la lavandería
In-unit washer / dryer → la lavadora / secadora en la unidad
Pet-friendly → se permiten mascotas
Gated community → comunidad cerrada / con acceso controlado
Leasing process terms:
Lease → el contrato de arrendamiento
Rental agreement → el acuerdo de renta
Application → la solicitud
Application fee → la tarifa de solicitud
Security deposit → el depósito de seguridad
First month's rent → la renta del primer mes
Last month's rent → la renta del último mes
Move-in costs → los costos de mudanza
Monthly rent → la renta mensual
Utilities → los servicios públicos
Included utilities → los servicios incluidos
Lease term → el plazo del contrato
Move-in date → la fecha de mudanza
Availability → la disponibilidad
Waitlist → la lista de espera
Approval → la aprobación
Denial → el rechazo
Credit check → la verificación de crédito
Background check → la verificación de antecedentes
Income verification → la verificación de ingresos
Cosigner → el/la cofirmante / el/la aval
Guarantor → el/la garante
Renters insurance → el seguro de inquilino
Notice to vacate → el aviso de desalojo
Lease renewal → la renovación del contrato
Initial Inquiry and Phone Phrases in Spanish
Thank you for calling [community name]. My name is [name]. How can I help you? → Gracias por llamar a [nombre de la comunidad]. Me llamo [nombre]. ¿En qué le puedo ayudar?
Are you looking for an apartment? → ¿Está buscando un apartamento?
What size apartment are you looking for? → ¿Qué tamaño de apartamento está buscando?
How many bedrooms do you need? → ¿Cuántas habitaciones necesita?
When are you looking to move? → ¿Para cuándo está buscando mudarse?
We have [unit type] available starting [date]. → Tenemos [tipo de unidad] disponible a partir del [fecha].
The rent for that unit is [amount] per month. → La renta de esa unidad es de [cantidad] por mes.
Would you like to schedule a tour? → ¿Le gustaría programar una visita?
I have availability on [day] at [time]. → Tengo disponibilidad el [día] a las [hora].
What is your name and phone number? → ¿Cuál es su nombre y número de teléfono?
I will see you on [day] at [time]. → Le veré el [día] a las [hora].
Please ask for [name] when you arrive. → Por favor pregunte por [nombre] cuando llegue.
Let me know if you need to reschedule. → Dígame si necesita reprogramar.
Greeting and Office Phrases in Spanish
Good morning / afternoon. Welcome to [community name]. → Buenos días / Buenas tardes. Bienvenido/a a [nombre de la comunidad].
My name is [name] and I am a leasing agent here. → Me llamo [nombre] y soy agente de arrendamiento aquí.
Are you here for a tour? → ¿Está aquí para una visita?
Do you have an appointment? → ¿Tiene una cita?
Please have a seat. I will be right with you. → Por favor tome asiento. Enseguida le atiendo.
Can I offer you some water? → ¿Puedo ofrecerle agua?
Let me pull up your information. → Déjeme buscar su información.
I am going to ask you a few questions before the tour. → Le voy a hacer algunas preguntas antes de la visita.
Needs Assessment Phrases in Spanish
Before showing a unit, understanding the prospect's needs ensures the tour is relevant and targeted.
How many people will be living in the apartment? → ¿Cuántas personas vivirán en el apartamento?
Will you have any children living with you? → ¿Tendrá niños viviendo con usted?
Do you have any pets? → ¿Tiene mascotas?
What type of pet? → ¿Qué tipo de mascota?
How much is your monthly budget for rent? → ¿Cuánto es su presupuesto mensual para la renta?
When are you looking to move in? → ¿Para cuándo está buscando mudarse?
What is most important to you in an apartment? → ¿Qué es lo más importante para usted en un apartamento?
Do you need parking? → ¿Necesita estacionamiento?
Do you need to be close to public transportation? → ¿Necesita estar cerca del transporte público?
Are schools important for your decision? → ¿Son importantes las escuelas para su decisión?
Are you currently renting or living with family? → ¿Actualmente está rentando o viviendo con familiares?
When does your current lease end? → ¿Cuándo termina su contrato actual?
Have you toured any other communities? → ¿Ha visitado otras comunidades?
What did you think of them? → ¿Qué le parecieron?
Property Tour Phrases in Spanish
Introducing the community:
Let me show you our community. → Déjeme mostrarle nuestra comunidad.
This is the leasing office / clubhouse. → Esta es la oficina de arrendamiento / el salón comunitario.
This is our pool / gym / laundry facility. → Esta es nuestra piscina / nuestro gimnasio / nuestra lavandería.
The pool is open from [time] to [time]. → La piscina está abierta de [hora] a [hora].
The gym is available [hours]. → El gimnasio está disponible [horario].
We have [number] parking spaces included with your unit. → Tenemos [número] espacios de estacionamiento incluidos con su unidad.
Additional parking is available for [amount] per month. → Hay estacionamiento adicional disponible por [cantidad] por mes.
We have a gated entrance for security. → Tenemos una entrada con acceso controlado para la seguridad.
There is a package receiving area for deliveries. → Hay un área de recepción de paquetes para las entregas.
Maintenance is available [hours] for emergencies. → El mantenimiento está disponible [horario] para emergencias.
We have on-site management. → Tenemos administración en el lugar.
The community is pet-friendly with a [fee / deposit] for pets. → La comunidad acepta mascotas con una [tarifa / depósito] para mascotas.
Showing the unit:
This is the unit I want to show you today. → Esta es la unidad que quiero mostrarle hoy.
This is a [size] unit with [number] bedrooms and [number] bathrooms. → Esta es una unidad de [tamaño] con [número] habitaciones y [número] baños.
The unit is [square footage] square feet. → La unidad tiene [pies cuadrados] pies cuadrados.
This is the living room. → Esta es la sala.
This is the kitchen. → Esta es la cocina.
The kitchen includes [appliances]. → La cocina incluye [electrodomésticos].
This is the master bedroom. → Esta es la habitación principal.
This is the second bedroom. → Esta es la segunda habitación.
This is the bathroom / en-suite bathroom. → Este es el baño / el baño privado.
The unit has [feature]. → La unidad tiene [característica].
There is a washer and dryer in the unit / in the building. → Hay lavadora y secadora en la unidad / en el edificio.
The balcony / patio is here. → El balcón / patio está aquí.
The unit receives a lot of natural light. → La unidad recibe mucha luz natural.
This unit is on the [floor] floor. → Esta unidad está en el [piso] piso.
The view from this unit is [description]. → La vista desde esta unidad es [descripción].
What do you think of the space? → ¿Qué le parece el espacio?
Can you see yourself living here? → ¿Se imagina viviendo aquí?
Do you have any questions about the unit? → ¿Tiene alguna pregunta sobre la unidad?
Pricing and Availability Phrases in Spanish
The rent for this unit is [amount] per month. → La renta de esta unidad es de [cantidad] por mes.
Rent includes [included utilities]. → La renta incluye [servicios incluidos].
Utilities not included are [list]. → Los servicios no incluidos son [lista].
The average utility cost is approximately [amount] per month. → El costo promedio de servicios es aproximadamente [cantidad] por mes.
This unit is available on [date]. → Esta unidad está disponible el [fecha].
We have [number] units available right now. → Tenemos [número] unidades disponibles ahora mismo.
This is the only unit available at this price. → Esta es la única unidad disponible a este precio.
We do have a waitlist if nothing is available right now. → Tenemos lista de espera si no hay nada disponible en este momento.
Would you like to be added to the waitlist? → ¿Le gustaría ser agregado/a a la lista de espera?
Rent prices are subject to change. → Los precios de renta están sujetos a cambios.
This special offer expires on [date]. → Esta oferta especial vence el [fecha].
We are currently offering [special offer]. → Actualmente estamos ofreciendo [oferta especial].
Application Process Phrases in Spanish
Explaining requirements:
If you are interested in applying, here is what you need to know. → Si está interesado/a en solicitar, aquí está lo que necesita saber.
The application fee is [amount] per adult applicant. → La tarifa de solicitud es de [cantidad] por solicitante adulto.
Everyone 18 and older living in the unit must apply. → Todos los mayores de 18 años que vivan en la unidad deben solicitarlo.
We run a credit check and background check on all applicants. → Realizamos una verificación de crédito y antecedentes de todos los solicitantes.
We require income of [multiplier] times the monthly rent. → Requerimos ingresos de [multiplicador] veces la renta mensual.
Acceptable proof of income includes pay stubs, tax returns, or bank statements. → Los comprobantes de ingresos aceptables incluyen talones de pago, declaraciones de impuestos o estados de cuenta bancarios.
We require [months] of pay stubs. → Requerimos [meses] de talones de pago.
We require a valid photo ID. → Requerimos una identificación válida con foto.
We require a Social Security number or ITIN. → Requerimos un número de Seguro Social o ITIN.
Self-employed applicants may need to provide additional documentation. → Los solicitantes trabajadores independientes pueden necesitar proporcionar documentación adicional.
If you have a cosigner, they must also complete an application. → Si tiene un cofirmante, también debe completar una solicitud.
Completing the application:
You can apply online at [website] or here in the office. → Puede solicitar en línea en [sitio web] o aquí en la oficina.
The application takes approximately [time] to complete. → La solicitud tarda aproximadamente [tiempo] en completarse.
Please fill out all sections completely. → Por favor complete todas las secciones completamente.
Leave nothing blank. Write N/A if a section does not apply. → No deje nada en blanco. Escriba N/A si una sección no aplica.
Do you have any questions about the application? → ¿Tiene alguna pregunta sobre la solicitud?
Processing takes approximately [time]. → El procesamiento tarda aproximadamente [tiempo].
We will contact you by [phone / email] with a decision. → Nos comunicaremos con usted por [teléfono / correo electrónico] con una decisión.
Application decision:
Your application has been approved. → Su solicitud ha sido aprobada.
Congratulations. We would love to have you as a resident. → Felicitaciones. Nos encantaría tenerle como residente.
To hold the unit, you need to pay the security deposit by [date]. → Para reservar la unidad, necesita pagar el depósito de seguridad antes del [fecha].
Unfortunately your application was not approved. → Lamentablemente su solicitud no fue aprobada.
You have the right to receive the reason for the denial in writing. → Tiene derecho a recibir la razón del rechazo por escrito.
You may want to consider applying with a cosigner. → Es posible que desee considerar solicitar con un cofirmante.
We can place you on the waitlist if you would like. → Podemos ponerle en la lista de espera si lo desea.
Move-In Costs Explanation Phrases in Spanish
Explaining move-in costs clearly prevents misunderstandings at lease signing and move-in.
Here is a breakdown of your move-in costs. → Aquí está un desglose de sus costos de mudanza.
First month's rent: [amount]. → Renta del primer mes: [cantidad].
Security deposit: [amount]. → Depósito de seguridad: [cantidad].
Pet deposit / pet fee: [amount]. → Depósito por mascota / tarifa por mascota: [cantidad].
Administrative fee: [amount]. → Tarifa administrativa: [cantidad].
Your total move-in cost is [amount]. → Su costo total de mudanza es de [cantidad].
Payment must be made by cashier's check or money order. → El pago debe hacerse con cheque de caja o giro postal.
We do not accept personal checks or cash for move-in funds. → No aceptamos cheques personales ni efectivo para los fondos de mudanza.
The security deposit is refundable at move-out minus any applicable deductions. → El depósito de seguridad es reembolsable a la mudanza menos cualquier deducción aplicable.
The pet fee is non-refundable. → La tarifa por mascota no es reembolsable.
The pet deposit is refundable if there is no pet damage. → El depósito por mascota es reembolsable si no hay daños por mascotas.
Lease Signing Phrases in Spanish
I need to go over the lease with you before you sign. → Necesito repasar el contrato con usted antes de que firme.
This is a [term]-month lease beginning on [date] and ending on [date]. → Este es un contrato de [plazo] meses que comienza el [fecha] y termina el [fecha].
Your monthly rent is [amount] due on the [day] of each month. → Su renta mensual es de [cantidad] y vence el [día] de cada mes.
Rent is considered late after [day] of the month. → La renta se considera tardía después del [día] del mes.
The late fee is [amount]. → La tarifa por pago tardío es de [cantidad].
You can pay rent [payment methods]. → Puede pagar la renta [métodos de pago].
You are responsible for the following utilities. → Usted es responsable de los siguientes servicios.
Pets must be registered with the office. → Las mascotas deben estar registradas en la oficina.
No smoking is permitted in the unit or on the property. → No se permite fumar en la unidad ni en la propiedad.
You must give [days] written notice before moving out. → Debe dar [días] de aviso por escrito antes de mudarse.
Subletting is not permitted without written approval. → El subarrendamiento no está permitido sin aprobación por escrito.
You are required to carry renters insurance. → Se le requiere tener seguro de inquilino.
Here is a list of community rules and policies. → Aquí está una lista de las reglas y políticas de la comunidad.
Please read these carefully. → Por favor léalas con cuidado.
Please sign and initial on each page. → Por favor firme e inicial en cada página.
Here is your copy of the lease. Keep it in a safe place. → Aquí está su copia del contrato. Guárdelo en un lugar seguro.
Move-In Orientation Phrases in Spanish
Welcome to your new home. → Bienvenido/a a su nuevo hogar.
Here are your keys. → Aquí están sus llaves.
This key is for your unit. This key is for the mailbox. → Esta llave es para su unidad. Esta llave es para el buzón.
This is your access card for the gate / gym / laundry. → Esta es su tarjeta de acceso para la entrada / el gimnasio / la lavandería.
Please complete the move-in inspection form within [days]. → Por favor complete el formulario de inspección de entrada dentro de [días].
Document any existing damage and submit the form to the office. → Documente cualquier daño existente y entregue el formulario a la oficina.
Take photos of any damage you find. → Tome fotos de cualquier daño que encuentre.
This protects your security deposit at move-out. → Esto protege su depósito de seguridad al momento de mudarse.
Trash pickup is on [days]. → La recolección de basura es el [días].
Quiet hours are from [time] to [time]. → El horario de silencio es de [hora] a [hora].
For maintenance requests, call [number] or submit online at [website]. → Para solicitudes de mantenimiento, llame al [número] o envíe en línea a [sitio web].
For emergencies, call [number] at any time. → Para emergencias, llame al [número] en cualquier momento.
The office hours are [days] from [time] to [time]. → El horario de la oficina es [días] de [hora] a [hora].
Please do not hesitate to contact us with any questions. → Por favor no dude en comunicarse con nosotros con cualquier pregunta.
We are so happy to have you here. → Estamos muy contentos de tenerle aquí.
Renewal and Retention Phrases in Spanish
Your lease expires on [date]. → Su contrato vence el [fecha].
I would like to offer you a lease renewal. → Me gustaría ofrecerle una renovación del contrato.
We value you as a resident and hope you will stay. → Le valoramos como residente y esperamos que se quede.
The new rent will be [amount] per month. → La nueva renta será de [cantidad] por mes.
We can offer you a [term]-month renewal or a month-to-month option. → Podemos ofrecerle una renovación de [plazo] meses o una opción mes a mes.
Please let us know your decision by [date]. → Por favor díganos su decisión antes del [fecha].
If you choose not to renew, please give us [days] written notice. → Si decide no renovar, por favor denos [días] de aviso por escrito.
Is there anything we can do to improve your experience here? → ¿Hay algo que podamos hacer para mejorar su experiencia aquí?
We appreciate you being a part of our community. → Apreciamos que sea parte de nuestra comunidad.
How to Build This Vocabulary Into Your Leasing Practice
The leasing agents who convert the most Spanish-speaking prospects into signed leases are the ones who have internalized the needs assessment, property tour, and move-in cost explanation phrases above all else. The needs assessment is where the tour becomes relevant rather than generic, the tour is where the emotional connection to the apartment is built, and the move-in cost explanation is where the most common misunderstandings and objections arise.
For leasing agents, start with the tour and application process phrases. Those represent the highest-frequency and highest-stakes communication moments in the leasing process. For leasing office staff, start with the initial inquiry, greeting, and scheduling language.
Post bilingual community information sheets, application requirement checklists, and move-in cost breakdowns in the leasing office. A Spanish-speaking prospect who can review those materials independently before or after the tour is a prospect who arrives at the application conversation better prepared and more confident.
Don't let this vocabulary sit on the page! Bring it to life with online Spanish classes designed for your industry.