From the Lease Signing to the Move-Out: Spanish Phrases for Property Managers
Updated: Jul 17
Property management is a relationship business built on communication. The tenant relationship begins before the lease is signed and ends after the move-out inspection, and every stage in between, maintenance requests, rent collection, lease renewals, rule enforcement, and emergency response, depends on clear, direct communication between the property manager and the tenant. When that communication breaks down, the consequences are real: deferred maintenance, late rent, lease violations that go unaddressed, tenant disputes that escalate unnecessarily, and turnover that could have been prevented.
Hispanic and Latino renters represent a significant and growing share of the rental market across virtually every American city and metropolitan area. In many markets, Spanish-speaking tenants make up a majority of the renter population in specific neighborhoods, apartment communities, and residential portfolios. Property managers who can communicate in Spanish serve those tenants more effectively, reduce maintenance response errors, improve rent collection communication, and build the kind of tenant relationships that reduce turnover and vacancy.
This guide gives property managers, leasing agents, maintenance coordinators, and property management office staff the Spanish they need across the full arc of the tenant relationship.
Greeting and Initial Contact Phrases in Spanish
Good morning / afternoon. How can I help you? → Buenos días / Buenas tardes. ¿En qué le puedo ayudar?
Welcome to [property name]. → Bienvenido/a a [nombre de la propiedad].
My name is [name] and I am the property manager. → Me llamo [nombre] y soy el/la administrador/a de la propiedad.
Are you interested in renting an apartment / house? → ¿Está interesado/a en rentar un apartamento / una casa?
Do you currently live here? → ¿Actualmente vive aquí?
What can I help you with today? → ¿En qué le puedo ayudar hoy?
Please have a seat. → Por favor tome asiento.
I will be right with you. → Enseguida le atiendo.
Do you have an appointment? → ¿Tiene una cita?
Let me pull up your account. → Déjeme buscar su cuenta.
Property Management Vocabulary in Spanish
Rental property terms:
Apartment → el apartamento / el departamento
Unit → la unidad
House → la casa
Duplex → el dúplex
Townhouse → la casa adosada
Studio apartment → el estudio
One-bedroom apartment → el apartamento de una habitación
Two-bedroom apartment → el apartamento de dos habitaciones
Common areas → las áreas comunes
Parking space → el espacio de estacionamiento
Storage unit → la unidad de almacenamiento
Laundry room → el cuarto de lavandería
Amenities → las amenidades
Property → la propiedad
Complex → el complejo
Building → el edificio
Floor → el piso
Ground floor → la planta baja
Lease and financial terms:
Lease / rental agreement → el contrato de arrendamiento
Month-to-month lease → el contrato mes a mes
Annual lease → el contrato anual
Rent → la renta / el alquiler
Monthly rent → la renta mensual
Security deposit → el depósito de seguridad
Pet deposit → el depósito por mascota
Late fee → la tarifa por pago tardío
Application fee → la tarifa de solicitud
Move-in costs → los costos de mudanza
Utilities → los servicios públicos
Water → el agua
Electricity → la electricidad
Gas → el gas
Trash → la basura
Internet → el internet
Renter's insurance → el seguro de inquilino
Lease renewal → la renovación del contrato
Lease termination → la terminación del contrato
Notice to vacate → el aviso de desalojo
Eviction → el desalojo
Move-in inspection → la inspección de entrada
Move-out inspection → la inspección de salida
Normal wear and tear → el desgaste normal
Damage → el daño
Deduction → la deducción
Maintenance terms:
Maintenance request → la solicitud de mantenimiento
Repair → la reparación
Work order → la orden de trabajo
Emergency maintenance → el mantenimiento de emergencia
Plumber → el plomero
Electrician → el electricista
HVAC technician → el técnico de HVAC
Pest control → el control de plagas
Landscaping → el paisajismo
Leasing and Showing Phrases in Spanish
Showing the property:
I would like to show you the apartment / house. → Me gustaría mostrarle el apartamento / la casa.
This is a [number]-bedroom, [number]-bathroom unit. → Esta es una unidad de [número] habitaciones y [número] baños.
The unit is [square footage] square feet. → La unidad tiene [pies cuadrados] pies cuadrados.
The rent is [amount] per month. → La renta es de [cantidad] por mes.
Utilities are included / not included. → Los servicios están incluidos / no están incluidos.
The unit is available on [date]. → La unidad está disponible el [fecha].
This is the kitchen / living room / bedroom / bathroom. → Esta es la cocina / la sala / la habitación / el baño.
The apartment comes with [appliances]. → El apartamento viene con [electrodomésticos].
Parking is included / available for [amount] per month. → El estacionamiento está incluido / disponible por [cantidad] por mes.
Pets are allowed / not allowed. → Las mascotas están permitidas / no están permitidas.
There is a pet deposit of [amount]. → Hay un depósito por mascota de [cantidad].
Do you have any questions about the unit? → ¿Tiene alguna pregunta sobre la unidad?
Are you interested in applying? → ¿Está interesado/a en solicitar?
Application process:
I need you to fill out a rental application. → Necesito que llene una solicitud de arrendamiento.
The application fee is [amount]. → La tarifa de solicitud es de [cantidad].
We will run a credit and background check. → Realizaremos una verificación de crédito y antecedentes.
I need a copy of your photo ID. → Necesito una copia de su identificación con foto.
I need proof of income. → Necesito comprobante de ingresos.
I need your two most recent pay stubs. → Necesito sus dos talones de pago más recientes.
I need your last two bank statements. → Necesito sus últimos dos estados de cuenta bancarios.
Do you have a previous landlord reference? → ¿Tiene una referencia de un arrendador anterior?
We require income of [multiplier] times the monthly rent. → Requerimos ingresos de [multiplicador] veces la renta mensual.
Your application has been approved. → Su solicitud ha sido aprobada.
Unfortunately your application has been denied. → Lamentablemente su solicitud ha sido rechazada.
The reason for the denial is [reason]. → La razón del rechazo es [razón].
Lease Signing Phrases in Spanish
The lease signing is the most document-intensive interaction in the tenant relationship. Clear communication about lease terms protects both the tenant and the property owner.
I need to go over the lease with you before you sign. → Necesito repasar el contrato con usted antes de que firme.
This lease is for [time] beginning on [date]. → Este contrato es por [tiempo] comenzando el [fecha].
The monthly rent is [amount] due on the [day] of each month. → La renta mensual es de [cantidad] y vence el [día] de cada mes.
Rent is late after [day] of the month. → La renta está tarde después del [día] del mes.
The late fee is [amount]. → La tarifa por pago tardío es de [cantidad].
The security deposit is [amount]. → El depósito de seguridad es de [cantidad].
The security deposit will be returned within [days] of move-out. → El depósito de seguridad será devuelto dentro de [días] después de la mudanza.
Deductions may be made for damages beyond normal wear and tear. → Se pueden hacer deducciones por daños más allá del desgaste normal.
You are responsible for [utilities]. → Usted es responsable de [servicios].
The landlord is responsible for [items]. → El arrendador es responsable de [artículos].
Smoking is not permitted in the unit or on the property. → No se permite fumar en la unidad ni en la propiedad.
Guests may not stay longer than [days] without approval. → Los huéspedes no pueden quedarse más de [días] sin aprobación.
Subletting is not permitted without written approval. → El subarrendamiento no está permitido sin aprobación por escrito.
You must give [days] written notice before moving out. → Debe dar [días] de aviso por escrito antes de mudarse.
Please sign and initial here. → Por favor firme e inicial aquí.
Here is your copy of the lease. → Aquí tiene su copia del contrato.
Keep this in a safe place. → Guárdelo en un lugar seguro.
Move-in:
Here are your keys. → Aquí están sus llaves.
This key is for the unit. This key is for the mailbox. → Esta llave es para la unidad. Esta llave es para el buzón.
Please complete the move-in inspection form within [days]. → Por favor complete el formulario de inspección de entrada dentro de [días].
Document any existing damage before you move in. → Documente cualquier daño existente antes de mudarse.
Take photos of any damage and submit them with the form. → Tome fotos de cualquier daño y envíelas con el formulario.
This protects your security deposit. → Esto protege su depósito de seguridad.
Trash pickup is on [day]. → La recolección de basura es el [día].
The laundry room is open from [time] to [time]. → El cuarto de lavandería está abierto de [hora] a [hora].
Quiet hours are from [time] to [time]. → El horario de silencio es de [hora] a [hora].
Please let me know if you have any questions. → Por favor dígame si tiene alguna pregunta.
Rent Collection Phrases in Spanish
Your rent is due on the [day] of each month. → Su renta vence el [día] de cada mes.
You can pay rent by [payment methods]. → Puede pagar la renta por [métodos de pago].
You can pay online at [website / app]. → Puede pagar en línea en [sitio web / aplicación].
You can pay by check, money order, or cash. → Puede pagar con cheque, giro postal o efectivo.
Please make checks payable to [name]. → Por favor haga los cheques a nombre de [nombre].
Do not send cash by mail. → No envíe efectivo por correo.
Your rent payment has been received. → Su pago de renta ha sido recibido.
We have not received your rent payment for this month. → No hemos recibido su pago de renta de este mes.
Your rent is past due. → Su renta está vencida.
Your account has a balance of [amount]. → Su cuenta tiene un saldo de [cantidad].
A late fee of [amount] has been added to your account. → Se ha agregado una tarifa por pago tardío de [cantidad] a su cuenta.
Please pay your balance immediately to avoid further action. → Por favor pague su saldo de inmediato para evitar acciones adicionales.
If you are having difficulty paying rent, please contact us. → Si tiene dificultades para pagar la renta, por favor comuníquese con nosotros.
There may be rental assistance programs available. → Es posible que haya programas de asistencia de renta disponibles.
Your check was returned. → Su cheque fue devuelto.
There is a returned check fee of [amount]. → Hay una tarifa por cheque devuelto de [cantidad].
Please resubmit payment by [date]. → Por favor reenvíe el pago antes del [fecha].
Maintenance Request Phrases in Spanish
Maintenance communication is one of the most frequent and most operationally critical areas of property management.
Receiving maintenance requests:
What is the maintenance issue? → ¿Cuál es el problema de mantenimiento?
Where is the problem located? → ¿Dónde está el problema?
When did the problem start? → ¿Cuándo empezó el problema?
How serious is the problem? → ¿Qué tan grave es el problema?
Is this an emergency? → ¿Es una emergencia?
I am going to create a work order for this. → Voy a crear una orden de trabajo para esto.
A technician will contact you within [time]. → Un técnico se comunicará con usted dentro de [tiempo].
You can submit maintenance requests online at [website]. → Puede enviar solicitudes de mantenimiento en línea en [sitio web].
For emergencies, call [number] at any time. → Para emergencias, llame al [número] en cualquier momento.
Common maintenance issues:
Plumbing leak → la fuga de plomería
Clogged drain → el desagüe tapado
No hot water → no hay agua caliente
Broken toilet → el inodoro roto
Broken faucet → la llave rota
No heat → no hay calefacción
No air conditioning → no hay aire acondicionado
Electrical problem → el problema eléctrico
Broken light → la luz rota
Broken lock / door → la cerradura / puerta rota
Pest infestation → la infestación de plagas
Mold → el moho
Broken appliance → el electrodoméstico roto
Window damage → el daño en la ventana
Roof leak → la fuga del techo
Communicating about repairs:
We have received your maintenance request. → Hemos recibido su solicitud de mantenimiento.
A technician will come on [date] between [time] and [time]. → Un técnico vendrá el [fecha] entre las [hora] y las [hora].
Please make sure someone is home during that time. → Por favor asegúrese de que haya alguien en casa durante ese tiempo.
The technician will need access to your unit. → El técnico necesitará acceso a su unidad.
Do you give permission for us to enter if you are not home? → ¿Nos da permiso para entrar si no está en casa?
The repair has been completed. → La reparación ha sido completada.
We were unable to access the unit. Please call to reschedule. → No pudimos acceder a la unidad. Por favor llame para reprogramar.
This repair is the tenant's responsibility. → Esta reparación es responsabilidad del inquilino.
This damage was caused by the tenant and will be charged accordingly. → Este daño fue causado por el inquilino y se cobrará en consecuencia.
For emergencies such as flooding or no heat in winter, call us immediately. → Para emergencias como inundaciones o falta de calefacción en invierno, llámenos de inmediato.
Lease Violations and Notices in Spanish
I need to speak with you about a concern. → Necesito hablar con usted sobre una preocupación.
We have received a noise complaint about your unit. → Hemos recibido una queja de ruido sobre su unidad.
Please keep the noise level down, especially during quiet hours. → Por favor baje el nivel de ruido, especialmente durante el horario de silencio.
We have observed unauthorized vehicles in the parking area. → Hemos observado vehículos no autorizados en el área de estacionamiento.
Only registered vehicles are permitted in your assigned space. → Solo los vehículos registrados están permitidos en su espacio asignado.
We have received a complaint about [issue]. → Hemos recibido una queja sobre [problema].
This is a violation of your lease agreement. → Esto es una violación de su contrato de arrendamiento.
You have [days] to correct this issue. → Tiene [días] para corregir este problema.
If this is not corrected, further action may be taken. → Si esto no se corrige, se pueden tomar más medidas.
You have received a formal written notice. → Ha recibido un aviso formal por escrito.
Continued violations may result in lease termination. → Las violaciones continuas pueden resultar en la terminación del contrato.
I want to resolve this together. Please call me. → Quiero resolver esto juntos. Por favor llámeme.
Unauthorized pets have been observed on the property. → Se han observado mascotas no autorizadas en la propiedad.
Smoking has been observed in a non-smoking area. → Se ha observado fumar en un área de no fumar.
Your unit has not been maintained in acceptable condition. → Su unidad no ha sido mantenida en condiciones aceptables.
Lease Renewal Phrases in Spanish
Your lease expires on [date]. → Su contrato vence el [fecha].
I would like to offer you a lease renewal. → Me gustaría ofrecerle una renovación del contrato.
We value you as a tenant. → Le valoramos como inquilino/a.
The new rent will be [amount] per month. → La nueva renta será de [cantidad] por mes.
This is an increase of [amount] / [percentage]. → Este es un aumento de [cantidad] / [porcentaje].
The new lease term will be [time]. → El nuevo plazo del contrato será de [tiempo].
Please let us know by [date] if you would like to renew. → Por favor háganos saber antes del [fecha] si desea renovar.
If you choose not to renew, please give us [days] written notice. → Si decide no renovar, por favor denos [días] de aviso por escrito.
We can also offer a month-to-month option at [amount] per month. → También podemos ofrecer una opción mes a mes a [cantidad] por mes.
Thank you for being a great tenant. → Gracias por ser un/a gran inquilino/a.
Move-Out Phrases in Spanish
Notice to vacate:
We have received your notice to vacate. → Hemos recibido su aviso de desalojo.
Your move-out date is [date]. → Su fecha de mudanza es el [fecha].
Please return all keys by [date]. → Por favor devuelva todas las llaves antes del [fecha].
We will conduct a move-out inspection on [date]. → Realizaremos una inspección de salida el [fecha].
Would you like to be present for the inspection? → ¿Le gustaría estar presente durante la inspección?
Move-out inspection:
I am going to inspect the unit now. → Voy a inspeccionar la unidad ahora.
I am comparing the condition to the move-in inspection report. → Estoy comparando la condición con el informe de inspección de entrada.
This damage is beyond normal wear and tear. → Este daño está más allá del desgaste normal.
This will be deducted from your security deposit. → Esto será deducido de su depósito de seguridad.
The unit is clean and in good condition. → La unidad está limpia y en buenas condiciones.
The following items need attention. → Los siguientes artículos necesitan atención.
There are cleaning charges for [item]. → Hay cargos de limpieza por [artículo].
There are repair charges for [item]. → Hay cargos de reparación por [artículo].
Security deposit return:
Your security deposit will be returned within [days]. → Su depósito de seguridad será devuelto dentro de [días].
Your full deposit of [amount] is being returned. → Su depósito completo de [cantidad] está siendo devuelto.
Deductions have been made from your deposit. → Se han hecho deducciones de su depósito.
The deductions total [amount]. → Las deducciones totales son de [cantidad].
Your refund is [amount]. → Su reembolso es de [cantidad].
A detailed itemization of deductions is enclosed. → Se adjunta una relación detallada de las deducciones.
Please provide your forwarding address for the deposit check. → Por favor proporcione su dirección de reenvío para el cheque del depósito.
Emergency Communication Phrases in Spanish
This is an emergency. → Esto es una emergencia.
Please evacuate the building immediately. → Por favor evacúe el edificio de inmediato.
There is a fire / gas leak / flooding. → Hay un incendio / una fuga de gas / una inundación.
Call 911 immediately. → Llame al 911 de inmediato.
Do not use the elevator. → No use el elevador.
Go to the emergency assembly area at [location]. → Vaya al área de reunión de emergencia en [lugar].
Do not re-enter the building until authorities say it is safe. → No regrese al edificio hasta que las autoridades digan que es seguro.
We are working to resolve the emergency. → Estamos trabajando para resolver la emergencia.
The water will be shut off on [date] from [time] to [time] for repairs. → El agua será cortada el [fecha] de [hora] a [hora] para reparaciones.
We apologize for the inconvenience. → Nos disculpamos por los inconvenientes.
How to Build This Vocabulary Into Your Property Management Practice
The property managers who communicate most effectively with Spanish-speaking tenants are the ones who have internalized the maintenance request, rent collection, and lease violation phrases above all else. Those three areas represent the highest-frequency and highest-stakes daily communication moments in property management, and the ability to communicate clearly in each of them directly affects operational outcomes.
For property managers, start with the lease signing explanation phrases and the maintenance communication language. For leasing agents, start with the showing, application, and move-in phrases. For maintenance coordinators, start with the work order and repair communication phrases.
Post bilingual maintenance request forms, rent payment instructions, and community rule summaries in common areas and in tenant welcome packages. Spanish-speaking tenants who have written reference materials in their language are better informed, submit more accurate maintenance requests, and have fewer lease violations because they actually understand the rules.
Don't let this vocabulary sit on the page! Bring it to life with online Spanish classes designed for your industry.